Procedimentos de Viagens Pastoral da Criança internacional

Procedimentos Viagens

Antes da Viagem

• Providenciar e conferir passagem. Deverá ser verificada se a passagem será comprada pela PCI ou solicitada à ABC. As compras de passagem pela Pastoral da Criança Internacional deverão ser feitas seguindo as orientações Compra de Passagem Pastoral da Criança Internacional. Verificar com quem vai viajar o horário que deverá ser a passagem de ida e retorno e informar o viajante os codigos de passagem, data e horário da viagem
• Providenciar e conferir seguro viagem.
• Conferir se o viajante tem passaporte válido.
• Providenciar informações sobre visto (verificar necessidade).
• Verificar necessidade de vacinas específicas (cada país tem uma orientação distinta).
• Providenciar materiais para a viagem, fazer requisição e conferir as caixas.
• Fazer uma listagem de materiais para a viagem em formato de declaração de doação com um valor de doação simbólico (exemplo: USD 30,00 – sempre valores baixos) para o viajante levar com ele (somente quando for em grandes volumes como caixas por exemplo).Modelo de Declaração de Doação (sempre imprimir em papel com a logo da Pastoral da Criança Internacional)
• Reconhecer firma (assinatura) da declaração de doação no cartório. Ou seja levar o documento ao cartório que irá garantir por escrito, que a assinatura foi feita por determinada pessoa ou que é semelhante ao padrão de assinatura que está em seus arquivos.
• Solicitar à pessoa de contato no país para marcar as reuniões necessárias. No caso de reuniões com a Embaixada do Brasil no país, UNICEF, OPS, Ministério da Saúde elaborar ofício para ABC - Agência Brasileira de Cooperação, órgão ligado ao Ministério das Relações Exteriores, em Brasília.
• Preparar a agenda da viagem com informações sobre as reuniões agendadas e viagens previstas.
• Comunicar viagem aos contatos no país e verificar quem irá apanhar no aeroporto.
• Preparar pasta de viagem com documentos necessários de acordo com as reuniões previstas e listagem com o nome das pessoas de contato no país e endereços, agenda da viagem, local de hospedagem.
• Carta pedindo liberação do pagamento de excesso de peso dos materiais educativos (para os trechos voados no Brasil, TAM, GOL, entrar em contato antes da viagem e pedir liberação), se necessário.
• Solicitar à pessoa de contato no país para providenciar hospedagem, inclusive nos trechos de viagem internos no país (se necessário).
• Enviar cópia das informações enviadas ao país ao viajante para que tenha conhecimento dos contatos feitos antes da viagem.

Pós viagem

• Carta de agradecimento aos contatos no país.
• Registrar no Sistema de Informação os contatos que entregaram cartões de visita e arquivar os cartões de visita.
• O viajante deve fazer relatório de viagem, devolver os comprovantes de passagem e fazer pequeno resumo da viagem para internet.