Modelo de Projeto

Modelo para Elaboração Projeto orientado pelo Escopo*

Nome do Projeto

Este modelo para elaboração de um Projeto é estruturado a partir de três componentes básicos: Escopo, Plano de Ação e Plano de Controle e Avaliação, sendo que o escopo é tomado como referência para a elaboração do Plano de Ação e do Plano de Controle e Avaliação.

PROJETO = ESCOPO + PLANO DE AÇÃO + PLANO DE CONTROLE E AVALIAÇÃO

A aplicação deste modelo é bastante flexível, pois contempla as particularidades de cada tipo de projeto, suas características de tamanho, complexidade, contexto, recursos, objetivos, etc. Alguns elementos da estrutura geral podem ser enfatizados ou minimizados, dependendo de situações particulares, adaptando-os segundo necessidades específicas, a critério da pessoa ou equipe que elabora e desenvolve o projeto.

ESCOPO:

O “escopo” expressa a “extensão” ou “amplitude” do projeto (em termos do que se pretende realizar, abarcar ou abranger), estabelece o seu “raio de ação” ou “cobertura”, definindo, portanto, seus “limites”. O “escopo” é, em síntese, a alma do projeto, porque expressa sua essência e identidade.

Nesse modelo, a definição completa do escopo com a indicação dos elementos que o compõem torna-se um ponto fundamental para depois elaborar/estabelecer adequadamente o Plano de Ação e o Plano de Controle e Avaliação. Por isso defina muito bem o escopo para facilitar depois a elaboração do plano de ação e de controle.

Elementos do Escopo

1. Definição do Problema

Definição do problema ou situação geradora do projeto que pode ser um problema, uma necessidade, un desafio ou até mesmo uma oportunidade. O que pode ajudar a desenvolver este item é responder as seguintes perguntas: De que se trata o projeto? Qual a situação, problema ou necessidade que deu origem ao projeto?

2. Justificativa

É o porquê do projeto. Na justificativa pode conter um diagnóstico da situação inicial que também é denominado “linha de base”. Uma pergunta para ajudar seria: Por que vale a pena investir recursos no desenvolvimento do projeto?

3. Objetivos Geral

A razão de ser e para quê de forma abrangente, geralmente não passa de 3 linhas e deveria começar com verbos no infinitivo.

4. Objetivos específicos

A razão de ser e para quê desmembrando o objetivo geral. Deve ser escrito também com os verbos no infinitivo e detalhar em objetivos específicos como vai atingir o objetivo geral.

5. Resultados esperados

Os resultados esperados estão diretamente relacionados com os objetivos específicos do mesmo para realização do projeto. Para ajudar a escrever este iten pode responder algumas das seguintes perguntas: Para quais finalidades o projeto vai ser conduzido? Como será medido a qualidade das atividades e dos resultados? Que resultados podemos esperar com a realização do projeto? O que se pretende realizar com seu desenvolvimento? Quais serão os beneficiados com sua realização? Descrição de instrumentos de acompanhamento quantitativo e avaliação do projeto. Relação de indicadores de acompanhamento: Número/percentual de beneficiados diretos e indiretos, abrangência e regionalização.

6. Abrangência do projeto

A abrangência é o público alvo e caracterização da extensão; área de atuação e aspectos gerais da região/local que será atendida pelo Projeto; Perguntas de ajuda: Qual a área de atuação do projeto? Qual sua dimensão em termos de público alvo? qual o critério para escolha dos locais de abrangência do Projeto? Que volume de recursos deverá ser investido?

Neste planejamento de Projeto orientado pelo Escopo, o Plano de Ação e o Plano de Controle e Avaliação a seguir só devem ser desenvolvidos após se ter uma definição completa do Escopo do projeto.

PLANO DE AÇÃO

O plano de ação é um documento que apresenta de forma estruturada todos os procedimentos e recursos que serão mobilizados para a execução daquilo que foi expresso no escopo do projeto. Este plano especifica ações, atividades, tarefas e recursos, logicamente encadeados no tempo e no espaço, tendo em vista maximizar a eficiência na realização dos objetivos do projeto. O Plano de Ação de um projeto é um documento estruturado que deve responder a questões relacionadas aos elementos do plano de ação relacionados abaixo.

Elementos do Plano de Ação

Desdobramento de atividades

Desdobramento de atividades e tarefas é o detalhamento de grandes ações que devem ser feitas para que o projeto aconteça seria o que, como, quando, e quem precisa para o projeto funcionar. Seria descrever detalhadamente o programa de atividades (o que) e o processo de cada atividade (como).

Estimativa de prazos

É a determinação de tempos e prazos para ações, atividades e tarefas, incluindo datas (quando).

Estimativa de custos e recursos

É a determinação de custos e recursos físicos e humanos requeridos para a execução das diversas tarefas. Responde as seguintes perguntas: Quanto custará o projeto? Que recursos serão empregados? Quais serão as possíveis fontes de recursos financeiros a serem utilizados durante o desenvolvimento do projeto. Informar como estes valores serão alocados em cada atividade, inclusive materiais. Citar detalhadamente todos os custos e despesas necessários para a operacionalização do projeto. Mencionar os principais envolvidos interna ou externamente com este projeto (quem cuida do quê, número de pessoas necessárias com suas respectivas responsabilidades), ou aqueles que serão afetados positiva ou negativamente com sua execução. Detalhar como será a prestação de contas para o financiador.

Cronograma

Cronograma é a linha de tempo do projeto, com detalhamento de início e fim de atividades e tarefas, atribuição de responsáveis, etc. geralmente é um quadro que demonstra quanto tempo será necessário para cada ação, atividade ou tarefa e quais serão os responsáveis por sua execução.

PLANO DE CONTROLE E AVALIAÇÃO

Este componente é um documento que apresenta, de forma estruturada,todos os procedimentos necessários para acompanhamento e avaliação sistemática da execução do projeto e dos resultados alcançados. A expressão “controle” está associada a “monitoramento”, ou seja, acompanhamento sistemático e detalhado dos processos que serão executados e dos produtos e serviços correspondentes. Este plano estabelece procedimentos para realizar observações e verificações das condições e do “estado” em que se encontra o projeto em pontos estratégicos ao longo de sua execução. Permite também avaliar em que medida os resultados esperados estão sendo alcançados.O que considera que será sua principal ferramenta de acompanhamento das atividades e resultados.

Neste modelo de Controle/Monitoramento e Avaliação contém os seguintes elementos:

Elementos do Plano de Controle e Avaliação

Resultados e Produtos

Pode ser um Quadro ou uma planilha, o importante é demonstrar um resumo dos indicadores de resultados. Que indicadores de resultados serão usados? Como serão obtidos estes dados dos resultados do projeto?

Procedimentos de Monitoramento

Pode ser um quadro, planilha, o importante é demonstrar de uma forma visível e objetiva quais serão os indicadores e instrumentos de coleta de informações sobre o monitoramento. Como será sua política de acompanhamento? De que maneira será verificado se o projeto está sendo executado conforme planejado? Como as pessoas envolvidas ( equipe de trabalho) vão acompanhar as atividades realizadas? Que medidas preventivas serão adotadas para assegurar o sucesso do projeto? Verificar outras ações/projetos que possam interferir de alguma forma no desenvolvimento dessa ação? Status: Em que estágio este projeto se encontra e qual seu cronograma. Neste item é importante o gerente manter atualizado relatando como está o andamento deste Projeto ( está de acordo, com problemas, foi alterado, concluído)

Procedimentos de avaliação

Quais serão os indicadores e instrumentos de coleta de informações/dados sobre a avaliação do projeto. Que observações serão feitas para avaliar seus resultados? Como está o planejamento dos materiais envolvidos?

Análise de risco

• Seria uma avaliação dos efeitos de hipóteses condicionantes no desenvolvimento do projeto. Mencionar os fatores que limitam as opções da equipe deste proejto.

Plano de oportunidades: detalhe qual é o seu plano para aproveitar as forças do seu projeto ou eventuais oportunidades. Plano de contingência: soluções sugeridas; detalhe qual é seu plano para resolver os problemas que podem aparecer em função das fraquezas ou ameaças do seu projeto

Observe que há uma relação direta entre o Plano de Controle e Avaliação e o escopo do projeto, uma vez que o escopo, ao estabelecer os objetivos e resultados esperados com a realização do projeto, serve de base para definir os indicadores de resultados, os instrumentos de coleta de dados e outros procedimentos de avaliação.

RESPONSÁVEL

Autoridade e Gerente

Autoridade: Indivíduo da organização que o gerente se reporta.

Gerente: Indicar o nome do gerente, suas principais atribuições e seu nível de autoridade.

* Extraído principalmente do livro “Trabalhando com Projetos - Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais” Moura, D. G e Barbosa, E. F. , Ed. Vozes - 2006 - Cap. 2